לו"ז ויומנים

אם אתם מרגישים שאתם לא מספיקים לפגישות שלכם ומשימות חשובות נדחות ומתמסמסות – המאמר הזה מוקדש לכם בהמון אהבה.

עקרון חשוב שיצא לי לראות בכל מקום בו קראתי על ניהול זמן נכון – 'חשוב, לא חשוב, דחוף, לא דחוף'.

אסביר בקצרה שמדובר בנוסחה העוזרת לנו להעניק את העדיפות הרלוונטית לכל משימה, פגישה ונושא שעולה. עלינו לשאול עבור כל עניין שצץ האם חשוב והאם עוזר לקדם משהו, לאחר מכן אנחנו נשאל האם דחוף. יומכם יתוכנן ויתנהל ע"פ תשובות אלו, ולכן אין להקל בהם ראש. אתם עלולים לגלות שנושאים יכולים להיות חשובים, אבל לא לעכשיו וניתן לדחות במעט את הטיפול בהם.

הילד החליט להעלות את הגן באש כי שולה הגננת אמרה שתורו של ניב עם הבימבה – אכן נושא חשוב ודחוף, כדאי מאוד שתעצור הכל ותיקח את הילד (בדרך תביא מכבי אש ורגיעון לשולה).

שמוליק האחראי על האתר שלכם מתקשר לגבי קידום בגוגל – אכן נושא חשוב, אך תבחנו את המטרות שחשובות לכם וייתכן ותמצאו שהנושא יכול לחכות לזמן פחות לחוץ/עמוס.

זו הגישה שעלינו לאמץ בחיים בכדי לנצל את היום שלנו בצורה הטובה והמועילה ביותר. אם זה העיקרון שמנחה אתכם – כבר עשיתם חצי עבודה בניהול יומן ולו"ז טובים.

תתחילו לתכנן לו"ז שבוע מראש. תסגרו לכם זמן עבור הפגישות והמשימות החשובות והדחופות ביותר, רצוי בנוסף כל יום לעבור על הלו"ז של היום שאחרי בכדי לתכנן אותו ע"פ המידע וההתרחשויות היום-יומיות. מולץ להתקשר לפגישות של היום הבא ולוודא שאין ביטולים והכל מתנהל ע"פ המתוכנן. תסכימו איתי שאין דבר מבאס יותר מלגלות ברגע האמת שהצד השני כתב שעה/ יום/ מיקום שונים ממה שאתם כתבתם, והינה לכם בזבוז זמן יקר ורצון עז לחנוק מישהו.

תכננו את הלו"ז ע"פ האופי שלכם – בין אם אתם מכינים קפה וישר עפים על משימות או נרדמים ליד מכונת הקפה תוך כדי מזיגה, חייבים לקחת הכל בחשבון.

את המשימות שלכם תתכננו לשעות שבהם אתם ערניים ופרודוקטיבים יותר, בשעות שאחרי, כשאתם עוד ערניים יחסית אבל כבר יורדת רמת הפרודוקטיביות תתאמו פגישות עם אחרים, היות ופגישות מצריכות בעיקר ניהול שיחות ודיונים מכל מיני סוגים ופחות פתרון סוגיות במקום. כשאתם מייצרים משהו אתם צריכים יותר פרודוקטיביות מאשר כשאתם מנהלים פגישה.

בכל מקרה, עשו מאמצים לא לתאם יותר מ2 – 3 פגישות בנות שעה ביום, או לחילופין להקדיש יום 1 שלם לפגישות ואת שאר השבוע לעבודה שוטפת. במידה ואתם עושים פגישות במקומות שונים או מחוץ למשרד, אל תשכחו לתכנן נכון את זמן הנסיעה ולתת לעצמכם מרווח נשימה לפקקים ושאר פלאי תבל. אתם ברי מזל והפגישות שלכן אחת אחרי השניה באותו המקום? תשתדלו להשאיר מרווח של 10 דקות בין פגישה לפגישה, אתם בכל זאת בני אדם, תנו לכם רגע לכתוב את המחשבות, הערות וכו' מהפגישה שהייתה ולשנות פאזה לפגישה הבאה.

מעבר לפגישות, משימות חשובות וגדולות תכניסו גם כן ללו"ז ותדבקו במה שתכננתם, בלי לתת לאחרים להפריע לכם.

מומלץ גם להשאיר בין שעה לשעתיים פנויות כל יום המיועדות לבלת"מים, אסונות למיניהם, שאלות והפרעות למיניהן.

מעבר לזה, מומלץ לכל פגישות ומשימה שתיאמתם ביומן להזין את כל הפרטים הרלוונטיים, עם מי בדיוק נפגשים, כתובת מדויקת, כוללת קומה ואיפה חונים, טלפון של האנשים איתם נפגשים, תתייקו בתוך הפגישה מסמכים רלוונטיים, הערות שחשובות לכם וכל דבר שיחסוך לכם זמן אח"כ, כי כשאתם עכשיו מתעסקים בזה, הכל מול העיניים ואין צורך לחפש הרבה זמן, אח"כ זה כבר סתם יבזבז זמן יקר.

לא בראש שלכם כל התיאומים? – אנחנו באקסטרה מייל תמיד נהיה כאן לתת לכם יד (או כתף תומכת אחרי פגישה חופרת 😉 )